Unternehmensplanung: Stellenwert und effizienter Aufbau

Von Jörg Carstens

 

Hand aufs Herz: Wie viele der folgenden Bereiche betrachten Sie im Rahmen der Unternehmensplanung bereits detailliert?

 

  • Qualitative und quantitative Unternehmenskennzahlen,
  • Absatz, Umsatz, Deckungsbeitrag,
  • Marketing und Sortiment,
  • Produktion, Bestände Roh- Halb- und Fertigware, Materialbedarfe,
  • Projekte und Aktivitäten,
  • Forschung und Entwicklung,
  • Beschaffung und Investitionen,
  • Personal,
  • Sonstige Gemeinkosten je Kostenstelle,
  • Finanzen, Liquidität, Kapitalbedarf.

 

Und welche strategischen Entscheidungen leiten Sie bisher daraus ab?

 

Wenn Sie jetzt nicht bei vielen der aufgeführten Punkte einen Haken gemacht haben, befinden Sie sich in guter Gesellschaft im deutschsprachigen Mittelstand.

 

Praxiserfahrungen: Unternehmensplanung im Mittelstand

 

Im Sommer 2013 hatte ich einen Gesprächstermin bei einem mittelständischen Sondermaschinenbauer mit ca. 150 Mitarbeitern, Weltmarktführer in seiner Nische. Wie man schon am Gebäude und der Einrichtung ablesen konnte, ging es dem Unternehmen wirtschaftlich sehr gut.

 

Dort gab es bis dato als einziges Controlling-Instrument eine manuelle Ermittlung von Kennzahlen aus dem ERP-System. Diese wurde 1 x jährlich mit einem Aufwand von mehreren Tagen erstellt und lag zumindest bis zum Ende des 3. Quartals 2013 für das Geschäftsjahr 2012 noch nicht vor.

 

Der Seniorchef hat mir damals gesagt: „Wenn irgendjemand auf der Welt ein Problem hat, welches wir lösen können, so wird er über kurz oder lang automatisch zu uns kommen. Derzeit wachsen wir jedes Jahr um ca. 12%. Da ist Controlling für mich kein Thema.“

 

Das kann man grundsätzlich so sehen, „Management by Bankkonto“ kann auf diese Weise auch über viele Jahre funktionieren. Aber was passiert mit dem Unternehmen, wenn es z.B. auf einmal einen aggressiven Wettbewerber aus China gibt, der systematisch die Preise unterbietet und nach und nach bei der Qualität aufholt. Oder, wenn es andere nicht vorhersehbare wirtschaftliche Probleme gibt?

 

Fehlendes Controlling führt häufig zu kritischen Situationen

 

In einer Studie des Zentrums für Insolvenz und Sanierung an der Universität Mannheim aus dem Jahr 2006, bei der Insolvenzverwalter nach Insolvenzursachen befragt wurden, wurden Managementfehler und hierbei insbesondere fehlendes Controlling als eine wichtige Insolvenzursache genannt.

 

Ohne ein aussagekräftiges Controlling betreibt man in wirtschaftlich schwierigen Zeiten einen Blindflug. Und Basis für ein gutes Controlling ist immer eine ausreichend detaillierte Unternehmensplanung. Denn nur wer plant kann Abweichungen zwischen Plan und Ist ermitteln und die daraus gewonnenen Erkenntnisse als Basis für die Steuerung des Unternehmens nutzen

 

Vor ca. 30 Jahren, als ich meine ersten Gehversuche im Controlling unternommen habe, hat mir mal ein erfahrener Praktiker gesagt: „Die erste Planung kann man in die Tonne treten, im 2. Jahr wird es langsam besser und ab dem 3. Jahr ist es nur noch Routine und die Ergebnisse werden immer besser.“

 

Da ist was dran, in der Tat kostet der Aufbau eines qualitativ hochwertigen Controllings, welches einem in Krisenzeiten auch wirklich hilft, viel Zeit, Geduld und natürlich auch Geld.

 

Insofern ist es immer eine gute Entscheidung, sich mit der Einführung bzw. Optimierung des eigenen Controllings auseinanderzusetzen, wenn es dem Unternehmen gut geht.

 

Aber wie baut man nun eine Unternehmensplanung möglichst effizient auf?

 

Unternehmensplanung strategisch taktisch operativ

 

Schritte zum Aufbau einer effizienten Unternehmensplanung

 

Nachfolgend gebe ich Ihnen einige Empfehlungen auf Basis meiner 30-jährigen Erfahrung bei der Implementierung von Controlling-Systemen:

 

  • Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die für Sie in Frage kommenden Controlling-Bausteine. Orientieren Sie sich dabei an den Rahmenbedingungen Ihrer Branche und Ihren individuellen Möglichkeiten.
  • Definieren Sie klare Unternehmensziele (kurzfristig, mittelfristig, langfristig) an denen Sie Ihre Planung im Anschluss ausrichten. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur finanzielle Ziele (z.B. Umsatzsteigerung um 10%) sondern auch eher qualitative Ziele (z.B. Verbesserung der Mitarbeiter-Zufriedenheit). Überlegen Sie, durch welche Kennzahlen Sie die Zielerreichung messen können und wie Sie die Daten im Ist bereitstellen können.
  • Beschäftigen Sie sich zuerst mit der Ist-Abrechnung der jeweiligen Bereiche bevor Sie mit der Planung starten, um Anhaltspunkte für Ihre Planung zu haben.
  • Nutzen Sie bereits bestehende Ist-Abrechnungen und Planungen, hinterfragen Sie aber jeden Ihrer Prozess-Schritte nach Kosten-Nutzen- bzw. Optimierungs-Aspekten.
  • Stellen Sie zumindest am Anfang die Einfachheit und Nachvollziehbarkeit vor die Genauigkeit auf der letzten Nachkommastelle.
  • Starten Sie mit den betrieblichen Bereichen, bei denen Sie schnell und mit überschaubarem Aufwand einen Effekt für das Unternehmen erzielen, z.B. Gemeinkostencontrolling oder Vertriebscontrolling.
  • Beenden Sie erst ein Teilprojekt komplett (Istabrechnung, Planung, Abweichungsanalyse) bevor Sie mit dem nächsten Teilprojekt starten.
  • Überprüfen Sie, inwiefern Ihre bestehenden IT-Systeme geeignet sind, um Sie bei der integrierten Unternehmensplanung sowie im Controlling wirkungsvoll zu unterstützen. ERP-Systeme haben in aller Regel andere Schwerpunkte als das Controlling und bieten nur rudimentäre Funktionalitäten. Excel ist normalerweise nur für aggregierte Daten und nicht für Massendaten sinnvoll und Planungs-Software verfolgt häufig unterschiedliche betriebswirtschaftliche Ansätze. Verwenden Sie daher im Optimalfall spezielle Controlling-Programme und -Lösungen.
  • Holen Sie sich professionelle Hilfe, wenn Sie nicht weiterkommen bzw. Sie unsicher sind. Das Unternehmen CAMAC solutions ist beispielsweise auf den Bereich Controlling- und BI Mittelstand spezialisiert

 

Weitere Informationen und Anregungen zu den einzelnen Bereichen der Unternehmensplanung bzw. des Controllings folgen in dieser Reihe.