Debitorenmanagement: Stellenwert im Unternehmen und Verbesserungsansätze

Von Jörg Carstens

 

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wieviel zusätzlichen Umsatz Sie generieren müssen, um einen Forderungsausfall bei einem Kunden zu kompensieren? Bei einem Forderungsverlust von 10.000 Euro und einer Umsatzrendite von 5% benötigen Sie 200.000 Euro zusätzlichen Umsatz, um den Ausfall wieder wettzumachen! An diesem Beispiel kann man sich schnell vor Augen führen, warum ein gutes Debitorenmanagement - und speziell ein professionelles Forderungsmanagement - im Unternehmen so wichtig sind.

 

Das Debitorenmanagement ist Bestandteil des Working Capital Management und versucht die Prozesse vom Auftragseingang bis zum Zahlungseingang des Kunden (Order-to-Cash-Prozess) dahingehend zu optimieren, dass Zahlungen von Kunden möglichst vollständig und kurzfristig erfolgen. Es ist damit auch eine der wesentlichen betrieblichen Aufgaben, um die Zahlungsfähigkeit des eigenen Unternehmens zu gewährleisten.

 

Eine sinnvolle Gliederung des Order-to-Cash-Prozesses ergibt sich in Anlehnung an Schoberegger/Tschandl (sh. Controller Magazin 1/2016 Seite 6) sowie an Unterlagen der Controller Akademie aus der folgenden Übersicht:

 

Cash-to-Order-Prozess im Debitorenmanagement

 

Abb. 1 - Der Cash-to-Order-Prozess im Rahmen des Debitorenmanagements

 

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Daraus resultierend sind die folgenden Verbesserungsmöglichkeiten für den Order-to-Cash-Prozess grundsätzlich denkbar:

 

  • Segmentierung der Kunden nach strategischer Bedeutung, Rentabilität, Regionen usw. Standardisierung der Zahlungskonditionen je nach Kundensegment. Im Vertrag bereits auf Verzugszinsen, Mahngebühren und Gerichtsstand hinweisen (Abschreckung). Festlegung, welche Zahlungsmittel (z.B. Schecks, Wechsel, Gutschrift, Lastschrift) in welchem Kundensegment akzeptiert werden.
  • Einführen von Voraus- bzw. Anzahlungen für bestimmte Kundengruppen mit konsequenter Einhaltung und Lieferfreigabe erst nach Zahlung.
  • Verkürzen von Zahlungszielen nach Kundensegment
  • Gewährung von Skonto nach Kundensegmenten.
  • Die Rabattgewährung durch den Vertrieb reglementieren. Beteiligung des Vertriebs am geringeren Deckungsbeitrag (Provision).
  • Bonitätsprüfung (vor der Erbringung der eigenen Leistung) und laufende Aktualisierung, ggf. mit externer Unterstützung (Auskunfteien).
  • Automatisierte Kreditlimitprüfung mit konsequenter Einhaltung der Kreditlimits und Lieferstopp bei Überschreitung.
  • Analyse des Zahlungsverhaltens, um Risiken abwägen zu können bzw. als Basis für Neuverhandlung von Konditionen.
  • Zahlungsabsicherung (Factoring, Akkreditive, Vorauskasse etc.) und Zahlungsversicherung (Warenkreditversicherung), wenn der zusätzliche Aufwand einen erhöhten Nutzen bietet.
  • Verankerung des rechtzeitigen und vollständigen Zahlungseingangs in den Vertriebszielen (Provisionierung!).
  • Regelmäßige Abstimmung zwischen Vertrieb und Debitorenbuchhaltung.
  • Automatisierte Auftragsbearbeitung mit festen Regeln.
  • Zeitnahe, automatisierte und korrekte Rechnungsstellung mit sachlich und formell korrekten Rechnungen gewährleisten.
  • Ein elektronischer Rechnungsversand spart Zeit und Portokosten.
  • Eine straffe Organisation und Automatisierung des Mahnwesens mit engen Intervallen gewährleistet, bestehende Zahlungsziele besser durchzusetzen.
  • Reklamationen des Kunden schnellstmöglich und für den Kunden zufriedenstellend bearbeiten, Ursachen analysieren und reduzieren.
  • Im Massengeschäft Automatisierung der Zahlungszuordnung mit zeitnaher Buchung vorantreiben.
  • Ungerechtfertigte Skontoabzüge der Kunden zeitnah und automatisiert einfordern.

Diese Auflistung hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, zeigt aber die Vielfältigkeit der Verbesserungsmöglichkeiten im Debitorenmanagement bzw. Order-to-Cash-Prozess auf.

 

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